Понятие и назначение СЭД
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.
Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: » электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.
Аббревиатура СЭД (система электронного документооборота) является практически общепринятым термином для обозначения некоторого класса задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе документами. Наряду с “СЭД” в профессиональной терминологии используются и другие названия в качестве синонимов или близких понятий:
САД — система автоматизации документооборота;
СУД — система управления документами;
САДО — система автоматизации документационного обеспечения).
На рынке нет общепризнанного определения СЭД. Рассмотрим некоторые из них.
Одним из основных определений является трактовка СЭД как организационно-технической системы, обеспечивающей процесс создания, распространения электронных документов в компьютерных сетях и управления доступом к ним, а также обеспечивающей контроль над потоками документов в организации (имеется в виду система, обеспечивающая деятельность в конкретной организации и имеющая набор функциональности, который нужен этой организации). В российских условиях СЭД ассоциируется, в первую очередь, с решением задач организационно-распорядительного документооборота с целью управления организацией. Но в данном случае, процесс управления опирается на человеко-читаемые (в основном текстовые) документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников, необходимые к исполнению.
Данное определение СЭД представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы.
Но нужно обратить внимание, что EDMS подразумевает решение более широкого класса задач, чем СЭД, в том числе в плане поддержки видов и форматов данных.
СЭД (СЭД-решения) — набор специализированных прикладных программных (или программно-методических) средств, на базе которых можно создать СЭД заказчика (организации). В свою очередь, СЭД-решения могут разрабатываться на основе СЭД-платформ (ПО, предоставляющее базовый СЭД-функционал). Нужно сказать, что грань между СЭД-решениями и СЭД-платформами весьма условна.
СЭД (СЭД-проект) — комплекс услуг по созданию, внедрению и сопровождению СЭД в конкретных организациях (включая приобретение лицензий на ПО).
СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами — таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.
Под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник
3.3 Системы электронного документооборота
Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. При выполнении требований стандартов ISO 9000 одним из требований к системе менеджмента качества является прозрачно поставленный документооборот.
Электронный документооборот представляет собой процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами на каждом этапе жизненного цикла документа. Это особый способ организации работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Этапы жизненного цикла документа.
Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит основные этапы своего жизненного цикла:
2) рецензирование, исправление, утверждение
3) распространение, публикация
У традиционного документооборота множество недостатков. Прежде всего, это то, что более 95% своего времени документ проводит между рабочими местами сотрудников. Другие недостатки:
- высокая стоимость доступа, учета, поиска и хранения документов
- высокая стоимость содержания площадей для хранения документов
- высокая стоимость обработки и согласования документов
- медленное и хаотичное движение документов
- низкий уровень контроля
- невозможность удаленного доступа к документам
- отсутствие контроля над потоками документов
- нарушение конфиденциальности
Система электронного документооборота (СЭД) — это информационная система, обеспечивающая работу с электронными документами, включая процесс их создания, изменения, распространения, управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД предназначена для автоматизации деятельности компании в области документооборота и делопроизводства. Общепринятой аббревиатурой является СЭД. Наравне с ней также используется аббревиатура СЭДО. Также иногда эти системы называют САД (система автоматизации делопроизводства) или САДО (система автоматизации документооборота). За рубежом такого рода системы называются по-иному: Системы EDMS (Electronic Document Management Systems) – системами управления электронными документами. EDMS — это система управления документами компании. Предназначение данных систем схоже с СЭД. Подобные системы предназначены для ввода-вывода информации на всем протяжении её жизненного цикла, для работы с ней, для её архивирования, поиска введенной в документы информации. Также EDMS решают задачи, связанные с управлением версиями и подверсиями документов, разграничением прав доступа и т.д. Основные функции СЭД: 1. СЭД позволяет создавать, регистрировать, обрабатывать, передавать, хранить, документы. Это главное назначение системы. В СЭД должны автоматически отслеживаться все изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. СЭД также позволяет исполнять документы. 2. Управление электронным документооборотом — это движение документов между сотрудниками и подразделениями компании. Движение документов не всегда предусматривает их физическое перемещение. Под движением документов также понимают передачу прав на их применение, рецензирование, исправление, а также уведомление об этом заинтересованных пользователей и контроль за исполнением документов. СЭД должна обеспечивать гибкое управление документооборотом с помощью определения маршрутов движения документов. 3. СЭД обеспечивает процесс управления доступом сотрудников к документам, циркулирующим в организации и контроль над потоками документов внутри компании. В СЭД реализуется жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий. У каждого из клиентов СЭД свои цели и задачи при работе с документами. Например, клиентами СЭД являются:
- Руководитель
- Делопроизводитель (помощник руководителя)
- Регистратор
- Ответственный за контроль
- Ответственный за делопроизводство
- Работник архива
- Специалист по сканированию
- Исполнитель (работники отдела кадров, отдела снабжения, юридического отдела, производственного отдела, отдела управления качеством и т.д.)
- Сотрудник отдела контрольно-аналитической работы и приказов
- и т.д.
4. СЭД предназначена для автоматизации основных участков делопроизводства любой компании. Она позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы сотрудников всех отделов компании. Т.к. в СЭД реализовано разграничение доступа пользователей к различным документам, то обычно СЭД состоит из подсистем или модулей. Подсистемы, входящие в состав почти любой СЭД, направлены на решении типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, подготовка и регистрация документов, контроль распорядительных документов, поручений. В СЭД часто входят следующие подсистемы:
- Служебная корреспонденция
- Контроль исполнения документов
- Управление документами
- Хранилище текстово-графической информации
- Подготовка и работа с документами
- Потоковое сканирование
- Отчеты документооборота
- Согласование и регистрация документов
- Оперативный контроль
- Экспедиция
- Учет договоров
Также в СЭД можно осуществлять управление договорами, совещаниями, заседаниями. В СЭД также могут быть заложены некоторые функции канцелярии. На рис.14 представлены основные функции СЭД в любой организации. 
Рис.14 Функции СЭД 5. Система обеспечивает гарантированный удаленный web-доступ сотрудников к документам и при этом гарантирует достоверность и качество полученной таким образом информации. 6. СЭД можно настроить на существующую организационную структуру компании, а также интегрировать её с существующими корпоративными системами и с другими системами организации, что обеспечивает информационное единство. 7. СЭД предоставляет возможности для автоматизации бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Автоматизации процессов контроля исполнительской дисциплины одна из важнейших в СЭД. При использовании СЭД значительно изменяется качество работы каждого сотрудника: повышается скорость доступа к документам и к информации о их состоянии, снижаются затраты на обработку, передачу и хранение документов, повышается исполнительская дисциплина на каждом рабочем месте. В целом контроль за проведением документооборота на предприятии усиливается, а, следовательно, повышается и производительность труда сотрудников. 8. СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. В СЭД автоматически отслеживаются:
- изменения в документах
- сроки исполнения документов
- движение документов
- все версии и подверсии документов
Точное количество имеющихся на российском рынке систем электронного документооборота определить сложно, так как в России отсутствуют стандарты, сертификация и регистрация такого рода систем. Их и называют по-разному: САД, САДО, СЭДО, «электронная канцелярия», «система оперативного управления компанией», «система управления контентом», «ECM-система» и др. В России большой процент проектов внедрения СЭД заканчиваются неудачей. Мировому рынку СЭД более 20 лет, где присутствуют всемирно как известные многопрофильные ИТ-компании, так и малоизвестные фирмы: Adobe, IBM, Lotus Development, Microsoft, Oracle, Siemens Nixdorf, Symantec, SAP, Baan. Наибольшую известность в России получили следующие СЭД и их поставщики (Рис.15): БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум «Кодекс»); Гран-док (Гранит), Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); LS Flow (Лоция-Софт), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), 1С:Документооборот и 1С:Архив (1С), Циркуляр и VisualDOC (ЦентрИнвест Софт), Документ-2000 (TelcomService), Ирида (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab). 
Рис.15 Системы СЭД, представленные на российском рынке
Источник